Das wichtigste Ausdrucksmittel päpstlichen Willens waren die von der päpstlichen Kanzlei ausgefertigten Urkunden. Sowohl in der Quantität als auch der Qualität übertraf die kuriale Urkundenproduktion die aller anderen weltlichen und geistlichen Würdenträger.
Die päpstliche „Kanzlei“ war die leistungsfähigste Institution ihrer Art im Mittelalter, am Ende des 12. Jahrhunderts wurden schließlich mehrere Tausend Urkunden im Jahr ausgestellt. Insgesamt geht man derzeit von ca. 30.000 Briefe und Urkunden von Beginn an bis 1198 aus, von denen sich aber eine große Zahl an Urkunden nicht erhalten hat (Deperdita). Die Urkunden verteilen sich aber äußerst ungleichmäßig über diese knapp 1200 Jahre. Besonders in der zweiten Hälfte des 12. Jahrhunderts nimmt die Zahl der Schriftstücke sprunghaft zu. So sind im 4jährigen Pontifikat Gregors VIII. (1187–1191) fast genauso viele Regesten zu verzeichnen wie in den ersten 500 Jahren der Papstgeschichte.
Lange Zeit wurden die Urkunden noch auf Papyrus verfasst, weshalb sich nur wenige der ältesten Originale erhalten haben, da früheste päpstliche Schreiben, welches sich im Original erhalten hat, datiert auf das Jahr 788. Pergament als Beschreibstoff wurde erst seit Anfang des 11. Jahrhunderts für Papsturkunden verwendet, die letzte datierte Papyrusurkunde stammt aus dem Jahr 1057. Seit dieser Zeit wurden die Beschlüsse des Papstes ausschließlich auf Pergament festgehalten.
Doch nicht nur die Quantität war exzeptionell, sondern auch die Qualität der päpstlichen Urkunden war außergewöhnlich. Mehrere graphische Symbole verhalfen den Urkunden nicht nur zu einem einmaligen Wiedererkennungswert, sondern waren zudem Ausdruck päpstlichen Selbstverständnisses. Mit dem Reformpapsttum Mitte des 12. Jahrhunderts entwickelte sich ein zunehmend einheitlicher Formenapparat, der zu einer Homogenität der Schriftstücke führte und auf die Urkundenproduktion in ganz Europa prägend wirkte.
Markant sind die kreisförmige Rota (mit Namen und der jeweiligen Devise des Papstes) sowie das Benevalete-Monogramm im unteren Teil der Urkunde, welche die Unterschrift des Papstes einrahmen. Bei feierlichen Privilegien haben zudem die Unterschriften von Kardinälen den Rechtsakt der Urkunde bezeugt. Bei diesen war zudem die erste Zeile mit einer Zierschrift (Elongata) hervorgehoben, die besonders den Namen des Absenders und des Adressaten enthält. Für die hohe Qualität der Schriftstücke sprach weiterhin die im zunehmenden Maße korrekte Ausführung der Urkunden auf geraden Linien und bündigen Abschlüssen an den jeweiligen Seiten, was für die damalige Zeit selten dem Standard entsprach. Abgeschlossen wurde die Urkunden durch eine Bulle: das hier verwendete Blei stand alleine dem Papst zu und zeigte auf der einen Seite die Bildnisse der Apostel Petrus und Paulus, auf der Rückseite den Namen des jeweiligen Papstes. Ab dem beginnenden 12. Jahrhundert haben sich aber mehrere verschiedene Urkundentypen entwickelt, um dem zunehmenden Bedarf an Schriftstücken Herr zu werden.
Mit dem Bedeutungszuwachs der Päpste waren auch deren Entscheidungen zunehmend begehrt, was zu der genannten explosionsartigen Zunahme der Papsturkunden führte. Meistens waren es Bittsteller (Petenten), die an den Papst herantraten, nicht nur um der Rechtgläubigkeit oder der Liturgie zu beantworten, sondern auch Rechtsstreitigkeiten zu klären oder alte Rechte bestätigen zu lassen. Es waren dabei vornehmlich, aber keineswegs ausschließlich, kirchliche Würdenträger und Institutionen, die eine Papsturkunde erbaten.
Die in der Datenbank befindlichen Regesten beruhen jedoch nicht ausschließlich auf den Urkunden der Päpste: aufgenommen wurden außerdem deren Briefe (die sich grundsätzlich durch den fehlenden Rechtscharakter unterscheiden, wobei es aber besonders in den ersten Jahrhunderten zu Überschneidungen der beiden Textgattungen kommt). Weiterhin sind viele verloren gegangene Schreiben durch spätere Urkunden oder chronikalische Nachrichten erschließbar. Zuletzt wurden chronikalische Nachrichten aufgenommen, die beispielsweise über Wahl, Weihe und Tod, Reisen und Treffen sowie Schenkungen und Stiftungen informieren.
Seinen Endpunkt findet das Projekt im Jahr 1198 mit dem beginnenden Pontifikat Innozenz' III. Ab diesem Zeitpunkt haben sich weitestgehend vollständige Register an der päpstlichen Kurie erhalten, an denen man die Kontakte der Päpste nachvollziehen kann. Bereits vorher wurden solche zwar ebenfalls geführt, jedoch haben sich nur drei von diesen (partiell) erhalten (von Gregor I., Johannes VIII., Gregor VII.). Bis zum Jahr 1198 muss man daher die Empfängerarchive europaweit und darüber hinaus nach den Papsturkunden durchforsten. Dieser Aufgabe hat sich das Göttinger Papsturkundenwerk gewidmet.